Por qué verificar a un proveedor o a un cliente
Una empresa que solo existe en el papel, una dirección falsa o un representante legal con antecedentes pueden traducirse en mercancía perdida, anticipos que nunca se recuperan, suplantaciones o problemas de reputación. La revisión de documentos por correo no siempre es suficiente: un certificado se puede alterar y una página web se monta en pocas horas. Ir al sitio y cruzar lo observado con fuentes públicas reduce ese riesgo.
Este servicio no evalúa candidatos, sino a otras organizaciones con las que usted va a tener una relación comercial: proveedores, contratistas, distribuidores, transportadores o clientes a los que piensa otorgar crédito.
Qué incluye la visita de seguridad empresarial
Ubicación y operación
Se confirma en persona que la empresa funciona en la dirección que reporta, qué tipo de instalación tiene (oficina, bodega, planta o local comercial) y si la actividad que se observa corresponde a la que declara.
Seguridad de las instalaciones
Se observan los controles de acceso, la vigilancia, el estado general del lugar y las condiciones en que se almacena la mercancía o se guardan los documentos. Esto es clave si el aliado va a custodiar sus productos o los datos de sus clientes.
Manejo de la información
En una entrevista con el responsable se indaga cómo protege la empresa la información que recibe de terceros, quién tiene acceso a ella y qué medidas aplica para evitar filtraciones.
Constitución legal
Se revisa el certificado de existencia y representación legal y la coherencia entre el objeto social, la antigüedad registrada y la actividad real del negocio.
Representantes legales
Se consultan las bases de datos judiciales, disciplinarias, fiscales y comerciales disponibles sobre quienes representan a la empresa, con un procedimiento similar a la verificación de anotaciones públicas que se hace a las personas naturales.
Situaciones en las que conviene hacerla
- Antes de inscribir a un proveedor nuevo o de entregarle un anticipo importante.
- Cuando un aliado va a almacenar, transportar o distribuir su mercancía.
- Antes de otorgar crédito o cupo a un cliente nuevo.
- En la actualización periódica de los proveedores críticos de su cadena.
- Cuando aparecen señales de alerta: cambios frecuentes de dirección, pagos solicitados a cuentas de terceros o documentos que no coinciden entre sí.
Etapas de la verificación en campo
- Usted nos entrega el nombre, el NIT, la dirección y los datos de contacto del tercero, y nos cuenta qué tipo de relación tendrán.
- Se hacen las consultas previas de constitución legal y de los representantes.
- Se coordina la fecha de la visita a las instalaciones.
- El profesional recorre el lugar, entrevista al responsable y registra sus observaciones.
- Se entrega un informe con lo confirmado, las inconsistencias y las alertas encontradas.
Es recomendable que el proveedor o cliente sepa que la verificación hace parte de su proceso de vinculación y que autorice el tratamiento de los datos personales de sus representantes, que están protegidos por la Ley 1581 de 2012.
Para qué le sirve el informe a compras y cartera
El informe le permite al área de compras, de cartera o de cumplimiento decidir si vincula al tercero, en qué condiciones o con qué controles adicionales. No reemplaza los formatos de registro de proveedores que ya usa su organización: los complementa con una confirmación en campo.
Servicios relacionados para proveedores y su personal
Si el proveedor va a enviar personal a trabajar dentro de sus instalaciones, puede pedir que esas personas pasen por un estudio de confiabilidad. Ante una pérdida de mercancía en la que estuvo involucrado un aliado, la poligrafía especializada ayuda a esclarecer el hecho con las personas que tuvieron acceso y acepten el examen. Y si lo que necesita es conocer el entorno de un candidato y no el de una empresa, el servicio adecuado es la visita domiciliaria laboral.
Preguntas frecuentes
¿El proveedor se entera de la visita?
En general sí, porque la visita se coordina con él. Eso le permite mostrar sus instalaciones y aportar la documentación. Si un tercero se niega a recibirla, esa negativa también es información útil para su decisión.
¿Se puede verificar a un proveedor de otra ciudad?
Sí. Gracias a la cobertura nacional de RH Calificados, también se coordinan visitas fuera de Bogotá. El plazo depende de la ciudad y se confirma en la cotización.
¿Cada cuánto conviene repetir la verificación?
Depende del riesgo de la relación. En proveedores críticos es buena práctica actualizarla al renovar contratos o cuando el tercero cambia de sede, de razón social o de representante legal.
¿La visita de seguridad empresarial reemplaza la revisión documental de compras?
No, la complementa. El área de compras sigue pidiendo sus formatos y soportes; la visita confirma en el terreno que lo que dicen esos documentos corresponde a la realidad.
